PERENCANAAN DAN PEMBUATAN KEPUTUSAN

 

PERENCANAAN DAN PEMBUATAN KEPUTUSAN

Proses Perencanaan.

Perencanaan terjadi pada setiap tipe kegiatan. Perencanaan adalah proses dasar  dimana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya. Perencanaan adalah esensial karena dalam kenyataannya perencanaan memegang pernanan lebih penting dibanding fungsi-fungsi manajemen lainnya.

Pengertian perencanaan.

Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa. Perencanaan yang baik dapat mempertimbangkan kondisi waktu yang akan datang dalam mana perencanaan dan kegiatan yang diputuskan akan dilaksanakan, serta periode sekarang sekarang pada saat rencana dibuat. Perencanaan adalah suatu proses yang tidak berakhir bila rencana tersebut telah ditetapkan, rencana harus diimplementasikan.

•         Salah satu aspek perencanaan adalah pengambilan keputusan  (decision maker), proses pengembangan dan penyeleksian sekumpulan kegiatan untuk memecahkan suatu masalah tertentu.

4 (empat) tahap Dasar Perencanaan

•         Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahapan sebagai berikut :

•         Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan

•         Merumuskan keadaan saat ini

•         mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan

•         mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.

Alasan-alasan perlunya perencanaan.

Ada 2 (dua) alasan mengapa perlunya

perencanaan yaitu :

•         “Protective Benefit” yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan

•         “Positive Benefit” dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi

Manfaat perencanaan yaitu :

•         Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan.

•         Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama

•         Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.

•         Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat.

•         Memberikan cara memberikan perintah untuk beroperasi.

•         Memudahkan dalam melakukan koordinasi diantara berbagai bagian organisasi

•         Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.

•         Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti

•         Menghemat waktu, usaha dan dana.

Ada 2 (dua) tipe utama rencana Yaitu :

1. Rencana-rencana strategik (strategic plans), yaitu rencana yang dirancang memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas, mengimplementasikan misi yang memberikan alasan khas keberadaan organisasi.
2. Rencana-rencana operasional (operational plans), yaitu penguraian lebih inci bagaimana rencana –rencana strategik akan dicapai.

•         Ada dua tipe rencana operasional yaitu:

–        Rencana-rencana sekali pakai (single use plans), rencana yang dikembangkan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dan tidak digunakan kembali bila tercapai. Tipe pokok rencana sekali pakai yaitu proyek, program dan anggaran.

–        Rencana-rencana tetap (standing plans), yaitu pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan situasi-situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang-ulang. Wujud umum rencana tetap adalah kebijakan, prosedur dan aturan.

Perencanaan Strategik.

•         Perencanaan strategik merupakan proses perencanaan jangka panjang yang disusun dan digunakan untuk menentukan dan mencapai tujuan-tujuan organisasi.

Ada tiga alasan yang menunjukkan pentingnya

perencanaan strategik, yaitu :

•         Pperencanaan strategik memberikan kerangka dasar dalam mana semua bentuk perencanaan lainnya harus diambil.

•         Pemahaman terhadap perencanaan strategik akan mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya.

•         Perencanaan strategik sering merupakan titik permulaan bagi pemahaman dan penilaian kegiatan-kegiatan manajer dan organisasi.

Proses Perencanaan Strategik.

•         Pendekatan perencanaan strategik atau disebut dengan manajemen strategik, merupakan penetapan serangkaian keputusan dan kegiatan dalam perumusan dan implementasi strategi-strategi yang dirancang untuk mencapai tujuan organisasi.

           

Secara ringkas langkah-langkah proses penyusunan

strategik dapat diuraikan sebagai berikut :

•         Penentuan misi dan tujuan

•         Pengembangan profil perusahaan

•         Analisa lingkungan eksternal

•         Analisa internal perusahaan-kakuatan dan kelemahan organisasi.

•         Indentifikasi kesempata dan ancaman strategik

•         Pembuatan keputusan strategik

•         Pengembangan strategik perusahaan

•         implementasi strategi

•         Peninjauan kembali dan evaluasi.

Beberapa alasan mengapa manajer ragu-ragu atau gagal menetapkan tujuan dan membuat rencana bagi organisasi, satuan kerja yaitu :

•         Kurang pengetahuan tentang organisasi

•         Kurang pengetahuan tentang lingkungan

•         Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif

•         Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang

•         Biaya

•         Takut gagal

•         Kurang percaya diri

•         Ketidaksediaan

Kelemahan Perencanaan yaitu :

•         Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata.

•         Perencanaan cenderung menunda kegiatan.

•         Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif  dan berinovasi.

•         Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penyelesaian situasi individual dan penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi.

•         Ada rencana yang diikuti oleh cara-cara yang tidak konsisten.

PERENCANAAN PRODUKSI

PERENCANAAN PRODUKSI

    Dengan semakin banyaknya barang dan jasa yang diperjual belikan dan dikonsumsi oleh konsumen. Hal ini akan membuat kegiatan pabrik untuk menambah atau menciptakan kegunaan suatu barang dan jasa tersebut. Kegiatan ini dilaksanakan melalui sistem produksi, dengan mengubah faktor-faktor produksi yang tersedia sehingga menjadi barang dan jasa. Disini manajemen berperan untuk mengkombinasikan faktor-faktor produksi sedemikian rupa sehingga dapat dihasilkan produk dan jasa lebih berdaya guna dan berhasil guna, melalui proses manajemen

•         Karena sasaran yang ingin dicapai adalah keuntungan yang maksimal dan memberikan kepuasan kepada konsumen. Maka diperlukan suatu perencanaan produksi sebelum kegiatan produksi dilaksanakan atau dimulai. Sebab tanpa adanya perencanaan produksi yang  baik kemungkinan akan membuat terjadinya penyimpangan dalam kegiatan produksi dan berakibat kepada kecewanya konsumen  yang menggunakan produk tersebut.

•         Perencanaan produksi berguna untuk membandingkan antara rencana dengan kenyataan, sehingga apabila terjadi penyimpangan, maka akan segera dapat dilakukan tindakan koreksi sebelum produk/jasa yang dikeluarkan dari pabrik.

Pengertian :

•         Produksi : Semua kegiatan dalam menciptakan dan menambah kegunaan suatu barang  atau jasa.

•         Proses Produksi yaitu cara, metode atau teknik untuk menciptakan dan menambah kegunaan suatu barang atau jasa dengan menggunakan faktor-faktor produksi

•         Manajemen Produksi adalah  suatu kegiatan untuk mengatur dan mengkordinasikan penggunaan sumber-sumber daya berupa sumber daya manusia, sumber daya dana serta bahan secara efektif dan efisien, guna menciptakan dan menambah kegunaan (utility) suatu barang dan jasa

•         Penambahan dalam perancangan atau desain sistem produksi meliputi :

•         Seleksi dan desain hasil produksi (produk)

•         Seleksi dan perancangan proses serta peralatan

•         Pemilihan lokasi perusahaan serta unit produksi

•         Rancangan tata letak (lay-out) dan arus kerja atau proses

•         Rancangan tugas

•         Strategi produksi dan operasi serta pemilihan kapasitas

Beberapa proses penciptaan dan penambahan

kegunaan / faedah :

•         Faedah Bentuk (form utility) : suatu benda akan bertambah manfaat atau kegunaannya apabila adanya perubahan bentuk.

•         Faedah Waktu (Time utility) : suatu benda akan bertambah manfaatnya atau kegunaannya apabila disesuaikan dengan tempat atau digunakan pada waktu yang tepat.

•         Faedah Tempat (place utility): suatu benda akan bertambah manfaatnya atau kegunaannya secara ekonomis apabilah berpindah tempat, dari satu tempat ke tempat yang lain.

•         Faedah Milik (possesion) : suatu benda akan bertambah manfaatnya atau kegunaannya apabila sudah berpindah tangan atau pemilik.

Dalam kegitan proses produksi untuk mengubah

atau mengelolah suatu produk dapat dibedakan dari

beberapa sifat proses produksi, yaitu :

•         Proses Ekstraktif : suatu proses produksi yang sufatnya mengubah bahan-bahan mentah yang bersumber dari alam.

•         Proses Pabrikasi : suatu proses produksi yang sifatnya mengubah bahan mentah menjadi bahan/barang jadi.

•         Proses Analitik : suatu proses produksi yang sifatnya memisahkan bahan mentah menjadi beberapa macam barang jadi.(gas bumi menjadi minyak bensin, solar dan minyak tanah)

•         Proses Sintetik : suatu proses yang sifatnya mengkombinasikan bahan mentah menjadi satu barang jadi atau prodduk (Pil, Obata-obatan)

•         Proses Perakitan : suatu proses produksi yang sifatnya menggabungkan komponen-komponen menjadi barang jadi / produk (TV, Radio, Dll)

•         Penciptaan jasa-jasa, suatu kegiatan administrasi, menyediakan data atau informasi bagi yang membutuhkan.

•         Jenis Proses produksi.

•         Dalam melaksanakan kegiatan produksi ada 2 jenis proses produksi yang dilakukan oleh suatu perushaan dalam menghasilkan suatu barang atau jasa.

•         Proses produksi yang terus-menerus (continuous production) yaitu suatu proses produksi yang dilakukan oleh suatu perusahaan secara tetap atau terus-menerus dari waktu kewaktu.

•         Proses produksi yang terputus-putus ( intermitten production) yaitu suatu proses produksi yang dilakukan oleh suatu perusahaan tidak secara  terus menerus dari waktu ke waktu atau dipengaruhi oleh pesanan (berdasarkan pesanan)

Pola Produksi

yaitu penentuan jumlah produksi yang akan dilakukan

oleh suatu perusahaan guna melayani penjualan.

Dimana pola produksi mempunyai 3 pilihan dalam

melayani penjualan yaitu :

•         Stabilitas produksi yaitu suatu pola yang dilakukan oleh perusahaan secara tetap atau stabil dari waktu kewaktu dalam kegiatan produksi.

•         Stabilitas persediaan akhir yaitu suatu pola yang dilakukan oleh perusahaan dalam kegiatan produksi yang disesuaikan dengan persediaan akhir dan ditentukan sama dari waktu kewaktu.

•         Produksi dan persediaan akhir tidak stabil, yaitu suatu pola yang dilakukan oleh perusahaan dengan mengikuti fluktuasi penjualan, baik dalam produksi maupun persediaan akhir.

Perencanaan Pabrik.

Dalam kegiatan perencanaan pabrik ada beberapa faktor

yang mempengaruhinya yaitu:

1. Faktor primer yang mencakup :

•         bahan mentah

•         letak pasar

•         pengakutan

•         suplay tanaga kerja

2. Faktor sekunder mencakup :

•         rencana masa depan

•         kemungkinan perluasan

•         fasilitas service

•         sikap masyarakat setempat

•         Fasilitas pembelanjaan

•         keadaan tanah

•         iklim

•         pajak dan peraturan daerah

Pengendalian Produksi.

•         Pengendalian produksi digunakan untuk mengendalikan produksi agar apa yang telah ditetapkan oleh perusahaan dapat dicapai.

Adapun tahap-tahap dalam pengendalian produksi :

•         Planning, yaitu merencanakan jumlah, waktu produksi dan sebagainya.

•         Routing, yaitu penengtuan urutan dari suatu kegiatan dalam kegiatan produksi

•         Scheduling, yaitu pembuatan jadwal untuk pelaksanaan dalam proses produksi

•         Dispatcing, yaitu suatu perintah yang dibuat untuk mulai melakukan pekerjaan atau kegiatan proses produksi.

•         Follow Up, yaitu tindak lanjut dari planning, routing, scheduling dan dispatcing agar sesuai dengan rencana.

Sitem Produksi dan Operasi

•         Sistem Produksi dan operasi adalah suatu keterkaitan antara unsu-unsur yang berbeda secara terpadu, menyatu dan menyeluruh dalam pentranformasiaan masukan menjadi suatu keluaran. Konsep Biaya

•         Biaya dapat dikelompokkan atas dasar hubungan sebagai berikut :

1. Biaya dalam hubungannya dengan produk :

•         Biaya pabrikasi (factory cost) yaitu biaya yang diperlukan untuk memproses bahan baku (bahan pembantu) menjadi barang. Biaya ini terdiri :

–        bahan baku langsung (direct materials)

–        Tenaga kerja langsung (direct labour)

Overhead pabrik (factory overhead), semua biaya 

produksi kecuali biaya bahan baku dan biaya

tenaga kerja langsung, yang terdiri dari :

•         biaya bahan tidak langsung (minyak pelumas, kain lap dll)

•         biaya tenaga kerja tidak langsung ( gaji mandor, gaji penyelia, gaji pemeriksa pabrik)

•         Biaya tidak langsung lainnya, biaya selain bahan baku langsung dan tenaga kerja tidak langsung(sewa pabrik, asuransi kecelakaan, pajak bumi dan bangunan, biaya pemasaran dll)

1. Dua Unsur utama biaya produksi dapat digabungkan dalam terminologi biaya, yaitu :

•         Biaya utama (prime cost) yaitu gabungan biaya bahan baku langsung dan biayan tenaga kerja langsung.

•         Biaya konversi (conversion cost) yaitu gabungan antara biaya tenaga kerja langsung dan biaya overhead

Biaya non pabrikasi.

•         Biaya ini dapat dibedakan menjadi :

•         Biaya pemasaran (marketing cost)

•         Biaya administrasi dan umum (administration and public cost)

•         Biaya keuangan (financial cost)

2. Biaya dalam hubungannya dengan volume produksi.

•         Biaya Variabel (variable cost) yaitu biaya yang berubah total menurut perbandingan searah dengan perubahan tingkat aktivitas

•         Biaya Tetap (fixed cost) yaitu biaya secara total tidak berubah (konstan) tanpa memandang perubahan tingkat aktivitas dan biaya satuan akan berbanding terbalik dengan perubahan volume keluaran.

3. Biaya dalam hubungannya dengan departemen pabrikasi :

•         Departemen produksi (production depatement)

•         Departemen jasa (service departement

4. Biaya dapat dikendalikan atau tidak dapat dikendalikan

•         Biaya terkendalikan (controlable cost) yaitu biaya yang dapat langsung dipengaruhi oleh pimpinan dalam jangka waktu tertentu

•         Biaya tidak terkendali (unctrolable cost) yaitu biaya yang tidak dapat dipengaruhi oleh pimpinan berdasarkan wewenang yang dimiliki.

5. Biaya dalam hubungannya dengan pengambilan keputusan.

•         Biaya relevan (relevant cost) yaitu biaya yang dikeluarkan di masa yang akan datang dan terdiri dari beberapa alternatif.

•         Biaya tidak relevan (irrelevant cost) yaitu biaya dengan keputusan apapun tidak akan berubah.

6. Berdasarkan priode penentuan biaya

•         Biaya masa lalu  (historical cost) yaitu biaya yang sudah terjadi atau sudah dikeluarkan

•         Biaya masa depan (future cost) yaitu biaya yang diperlukan pada periode yang akan datang

7. Biaya yang digolongkan atas dasar objek atau pusat biaya

•         Biaya langsung (direct cost) yaitu biaya terjadi atau manfaatnya dapat diidentifikasikan pada objek atau pusat biaya.

•         Biaya tidak langsung (indirect cost) yaitu biaya yang terjadi atau manfaatnya tidak dapat diidentifikasikan pada objek atau pusat biaya tertentu.